原始記錄的要求
1.所有記錄應清晰明了，并以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質(zhì)、丟失的適宜環(huán)境的設施中。應規(guī)定記錄的保存期。
2.所有記錄應予安全保護和保密。
3.每項檢測或校準的記錄應包含充分的信息，以便在可能時識別不確定度的影響因素，并確保該檢測或校準在盡可能接近原條件的情況下能夠重復。記錄應包括負責抽樣的人員、每項檢測和/或校準的操作人員和結果校核人員的標識。
4.觀察結果、數(shù)據(jù)和計算應在產(chǎn)生的當時予以記錄，并能按照特定任務分類識別。
5.當記錄中出現(xiàn)錯誤時，每一錯誤應劃改，不可擦涂掉，以免字跡模糊或消失，并將正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動應有改動人的簽名或簽名縮寫。
具體我們要從如下的方面去做
1、空白原始記錄編制及修訂的規(guī)范
原始記錄的編制要品種齊全、信息完整、方便實用、設計合理。首先實驗室技術負責人和質(zhì)量負責人應對檢測記錄的格式作出統(tǒng)一規(guī)定，然后組織有豐富實際工作經(jīng)驗的人員按照相關的標準規(guī)范和方法及檢測工作的實際情況編寫好各種空白檢測記錄草稿。在此基礎上由質(zhì)量管理部門會同相關科室負責人對空白檢測記錄草稿的全面性、有效性、協(xié)調(diào)性進行嚴密的審核,并根據(jù)審核意見作出相應修改后交技術負責人批準。
在使用過程中如需修改空白檢測記錄,使用科室或人員應提出申請,編制好修改稿草稿后交質(zhì)量管理部門,由質(zhì)量管理部門組織相關科室負責人對其進行重新審核,審核通過后交技術管理人批準實施。批準實施的修改稿由質(zhì)量管理部門重新標注唯一性標識(編號同原記錄、版次應有別于原記錄) 、替換原有的記錄并組織印制;向使用科室或人員發(fā)出原有記錄作廢的通知、收回原有的記錄、發(fā)放修改后的檢測記錄供相關人員使用。
2. 原始記錄書寫及修改
原始記錄的書寫應字跡應工整清晰、準確無誤,并保留適當?shù)男芯?span style="font-size: 14px; font-family: Calibri;">,為更改留有一定的余地；無可填寫的內(nèi)容,應填“無”或“/ ”，不得有空項；原始記錄應使用規(guī)范的專業(yè)術語，盡量不要出現(xiàn)不確定量（如1～2滴，5～10ml），計量單位應采用國際標準計量單位，有效數(shù)字的取舍應符合實驗要求；常用的外文縮寫（包括實驗試劑的外文縮寫）應符合規(guī)范，首次出現(xiàn)時必須用中文加以注釋；所有的記錄須用藍色或黑色字跡的鋼筆或簽字筆書寫。不得使用鉛筆或其它易褪色的書寫工具書寫。另外，原始記錄應有實驗人員簽名，所有簽名必須由本人完成，不能代簽。
原始記錄不得隨意刪除、修改或增減數(shù)據(jù)。如必須修改，應在修改處按體系文件的要求修改，需要劃改，保證修改前的記錄能夠辨認，并應由修改人簽名(更改僅限于檢測或編制人員本人，復核和審核人員不得自行更改檢測原始記錄的有關信息或數(shù)據(jù));對檢測過程中因故作廢的檢測記錄也應予以保留,確保檢測記錄的原始真實、完整準確、清晰整齊,相關的數(shù)據(jù)、信息均能有據(jù)可查,溯源無誤。
3. 原始記錄的原始性
檢測人員必須按照做有痕、追有蹤、查有據(jù)的總體要求填寫檢測原始記錄,檢測記錄要邊實驗邊記錄，不可漏記、抄記、事后補記或轉(zhuǎn)抄。原始記錄中不僅要記錄標準正文描述的實驗結果內(nèi)容，更要將實驗過程中觀察到的現(xiàn)象，異常現(xiàn)象的處理，產(chǎn)生異?，F(xiàn)象的可能原因及影響因素的分析等進行完整的記錄；同時，每個檢測項目開始前應首先記錄這個項目的實驗目的。實驗結束后也應該對結果進行分析，并得出明確的結論。
4. 原始記錄的可溯源性
檢測原始記錄內(nèi)容包括溶液、儀器、試劑、對照品、圖譜、表格等多項內(nèi)容，每一項內(nèi)容記錄都必須具有可溯源性。
（1）溶液：常用的溶液有標準滴定液、標準pH緩沖液、標準比色液、標準鉛溶液、標準砷溶液等等。使用到這些溶液時，要在原始記錄中注明其來源，并應能在另外的記錄本中追溯到配制、標定等記錄；
（2）儀器：實驗過程中應做好儀器的使用記錄，原始記錄應與儀器使用登記相對應。
（3）試劑：一些特殊試藥（毒、麻、精、放）的領用登記應與實驗原始記錄相對應。
（4）對照品：應記錄其來源、批號和使用前的處理；用于含量(或效價)測定的，應注明其含量(或效價)和干燥失重(或水分)。
（5）圖譜、表格：隨著分析儀器的進步，數(shù)據(jù)采集和處理軟件的功能越來越強大，每一次檢測，系統(tǒng)會記錄下很多信息，通常會選擇：樣品編號、采集時間、存盤路徑、打印時間、方法、操作者等信息，打印出來，必要時粘貼在記錄紙上，不宜粘貼的，可另行整理裝訂成冊并加以編號，同時在記錄本相應處注明。